Syndici kunnen terug gebruikmaken van schriftelijke besluitvorming

31-12-2021

Vandaag is de wet, die de versoepelde schriftelijke besluitvorming opnieuw invoert, in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. De versoepelde schriftelijke besluitvorming neemt dezelfde vorm aan als tijdens de vorige coronagolven. Eigenlijk wordt de regeling uit de Coronawet Justitie van 20 december 2020 'geheractiveerd'.

Dit impliceert:

• Voor de versoepelde schriftelijke besluitvorming zal het normale quorum gelden: er kunnen beslissingen worden genomen wanneer geldige stembrieven worden ontvangen van meer dan de helft van de mede-eigenaars en voor zover zij ten minste de helft van de aandelen bezitten
• Voor de stemresultaten gelden de normale meerderheden, zoals vooropgesteld in art. 3.88 van het Burgerlijk Wetboek
• Geldig zijn de stembrieven die de syndicus binnen drie weken of - in geval van spoedeisendheid - 8 kalenderdagen ontvangt (via de post of elektronisch)
• De syndicus is ertoe gehouden notulen op te stellen van de schriftelijke besluitvorming, waarin alle namen worden vermeld van de mede-eigenaars wiens stembrieven ontvangen werden, naast de reguliere onderdelen van notulen (zoals de behaalde meerderheden en per punt de namen van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden)

Tijdelijke maatregel

De regeling treedt buiten werking op 1 juni 2022. De versoepelde schriftelijke besluitvorming zal dus toegepast kunnen worden tot en met 31 mei 2022. De regering kan, bij besluit vastgesteld na overleg in de ministerraad, deze termijn aanpassen. Indien de epidemiologische omstandigheden het vereisen, is er dus flexibiliteit om indien nodig over te gaan tot een verlenging.

Om rechtsgeldig via de versoepelde methode schriftelijk beslissingen te kunnen nemen moeten de stembrieven binnen zijn op 31 mei 2022. Wanneer je bijvoorbeeld op 25 mei nog een oproeping voor schriftelijke besluitvorming uitstuurt, zal daarbij opnieuw de unanimiteit gelden.

Geen uitstel voorzien naar volgende 15-daagse periode

De nieuwe wet voorziet niet in een mogelijkheid tot uitstel van de algemene vergadering. In de Coronawet Justitie van 20 december 2020 was dat wel het geval.

De federale regering leest deze Pandemiewet, wat de algemene vergaderingen in mede-eigendom betreft, zo dat de vergaderingen per definitie uitgesteld (moeten) worden tot op het moment waarop het huidig algemeen verbod wordt opgeheven. Vervolgens - zo stelt de FAQ van het Crisiscentrum - moeten ze zo snel mogelijk worden ingehaald.

Net daarom is het cruciaal dat de syndici de komende maanden de versoepelde schriftelijke besluitvorming kunnen aanwenden.

• Wie als syndicus kiest voor een algemeen uitstel, zonder ondertussen gebruik te maken van de versoepelde schriftelijke besluitvorming, zal alle uitgestelde vergaderingen na het opheffen van het verbod moeten inhalen.
• Bij wie wel gebruik maakt van de schriftelijke besluitvorming vallen al minstens die gebouwen weg, waarvoor dat gelukt is.

Veel syndici hebben goede ervaringen (en positieve feedback van hun mede-eigenaars) bij de koppeling van de schriftelijke besluitvorming aan een digitaal infomoment.

Gelet op de overmachtssituatie spreekt het voor zich dat bij uitstel - of het niet bereiken van het quorum bij de schriftelijke besluitvorming - de mandaten worden verlengd. Hetzelfde geldt voor de begrotingen: daar moet je in dat geval werken met voorlopige twaalfden.

Ook in voorbije coronaperiodes kregen we regelmatig de vraag: wat als het quorum niet wordt gehaald bij de versoepelde schriftelijke besluitvorming? Kan je dan een nieuwe ronde organiseren, waarbij het quorum volledig wegvalt zoals bij een tweede AV? Het antwoord daarop is duidelijk: neen. Als syndicus kan je wel degelijk een nieuwe poging ondernemen, maar daarbij zal steeds het quorum blijven gelden.

Digitale AV

Noteer tenslotte dat een volledig digitale algemene vergadering onverkort mogelijk blijft en dat het bij dergelijke vergaderingen perfect toegestaan is om met volmachten te werken. Bij een digitale vergadering geldt hetzelfde aanwezigheidsquorum en dezelfde stemmingsmeerderheden als voor een fysieke algemene vergadering.

De Wet heeft het trouwens over een aanwezigheid 'op afstand'. We weten dat er syndici zijn die de mogelijkheid aanbieden aan mede-eigenaars om telefonisch in te bellen. Indien praktisch haalbaar kan dat mogelijks extra mogelijkheden aanreiken, overigens ook voor mede-eigenaars die digitaal minder 'mee' zijn.

Bron: CIB